El método de las «cajitas» que ayuda a priorizar a tu familia en la agenda
¿Has dicho alguna vez «no tengo tiempo» o «estoy muy liado» para justificar que no harás lo que habías planeado? La falta de tiempo es una excusa habitual, pero en realidad es una mentira. Tal como explica Aritz Urresti, CEO de goalboxes y experto en productividad, sería más adecuado decir que preferimos hacer algo diferente o que la prioridad es otra.
Cuando se afirma que no se tiene el tiempo suficiente, en realidad lo que se admite es que preferimos llevar a cabo otras acciones: «No tengo tiempo para priorizar eso, pues hay otras cosas en mi campo de interés inmediato». Para entenderlo, el experto pone un ejemplo: si nuestro hijo enfermase y tuviéramos que ir con él al médico, no pondríamos excusas y procuraríamos llegar lo antes posible. Esto se explica por el efecto pérdida (la salud del hijo) que lleva a anteponer la familia a otras áreas de la vida y además a hacerlo sin excusas». Sin embargo lo ideal sería, según explica el experto, anteponer la familia al trabajo sin necesidad de correr el riesgo a perder algo.
Claves para priorizar correctamente
La expresión «gestionar mejor el tiempo» es demasiado genérica, según explica Aritz Urresti, quien aclara que la clave está en aprender a priorizar correctamente cada minuto. Para ello, lo primero es saber lo que se quiere realmente porque si no se sabe, difícilmente se va a poder priorizar.
«El problema es que el sistema, el día a día, ha priorizado por nosotros y ha marcado que lo más importante es trabajar y no la salud y la familia», argumenta. Por eso, el experto aconseja en primer lugar definir los «para qué» y después fijar los objetivos que se quieren conseguir con ese «para qué». Pero no de forma genérica, sino específica y concreta. Así, explica que el cerebro no entiende palabras genéricas como «más», «mejor», «mejorar», «aprender», pero sí que entiende órdenes concretas, como por ejemplo: «Quiero dedicar dos horas diarias más a estar con mis hijos».
Tras definir los objetivos habría que marcar el camino o lo que tengo que hacer para conseguirlos y eso es lo que define Urresti como las «metas». Pero eso tampoco es suficiente porque para conseguir las metas que me van a llevar los objetivos hay que realizar pequeñas acciones consecutivas a las que él denomina «cajitas». Para definirlo mejor, pone otro ejemplo: Si quiero comer de forma más saludable y quiero hacer cinco comidas al día, una cajita sería hacer la lista de la compra, otra sería hacer la comida, otra preparar el tupper para la oficina… Y así sucesivamente.
Otro ejemplo útil para aprender a crear «cajitas». Si se quiere ir al gimnasio, una incluirá preparar la ropa necesaria, otra gestionar la posibilidad de dejar a los niños al cuidado de los abuelos y otra decidir la hora a la que acudiré al gimnasio… Y así sucesivamente, como si estuviéramos preparando los ingredientes de la receta de un pastel.
«Estas acciones son claves porque el cerebro tiende a procrastinar cuando la acción es muy grande. Es mejor darle acciones pequeñas para que no tenga que pensar o decidir que lo deja para otro día», señala Urresti. Por eso para que funcione el método de las cajitas es importante haber metido esas «cajitas» o pequeñas acciones en la agenda, en la agenda diaria que seguiremos como cuaderno de bitácora y que, por supuesto, hay que chequear, completar y mirar cada día.
Aritz Urresti, explicando el método de las cajitas.Cómo hackear el cerebro con las «cajitas»
El experto afirma que es el subconsciente el que toma las decisiones a diario, pero que lo ideal es que sea el «consciente» el que las tome porque las que suele tomar el subconsciente son erróneas. La metodología de las «Cajitas del Éxito» tiene precisamente como objetivo aportar al consciente las herramientas necesarias para que gane al subconsciente. «Le damos un para qué potente, le enseñamos a diferenciar las tareas rentables de las que no lo son y, a nivel personal, le mostramos las que aportan satisfacción personal», explica.
¿Cómo lo hacemos? La idea es , tal como explica el experto, dividirlo todo en pequeñas acciones, en cajitas, para que el cerebro no reciba acciones demasiado grandes, que le den la excusa perfecta para posponer la acción.
Las barreras mentales que impiden pasar a la acción
El miedo a fracasar, la incertidumbre, la inseguridad, la falta de confianza, el pesimismo o los miedos sociales son algunas de las creencias que están detrás de las barreras mentales que nos impiden que hagamos las cosas que deseamos hacer. El experto define las dos principales barreras mentales que sufrimos como las «mata metas» y los «roba tiempos».
Las «mata metas» son, según explica, las barreras que aparecen automáticamente cada vez que pensamos cuando queremos llevar a cabo acciones positivas a nivel profesional o personal. Son capaces de destrozar una mea generando miedo al rechazo o al fracaso.
Los «roba tiempos» son aquellas tareas no prioritarias que hacemos cuando no sabemos evitar los imprevistos. Nos cuesta no contestar el teléfono o no mirar el correo o El WhatsApp. «Conviene no ceder a las interrupciones solo porque se presentan y reclaman la atención, pues éstas impiden eliminar lo que quita tiempo y energía», aclara el CEO de goalboxes.
Para que no caigamos en esa barreras mentales que nos impidan pasar a la acción, el experto destaca que lo más importante es que nuestro «para qué» sea potente porque en ese caso no habrá excusa que valga.
Plan de acción para pasar más tiempo en familia
«¿Por qué cuesta tanto lograr una conciliación real?» Aritz Urresti afirma que la clave para lograrlo es que cada persona tenga metas individuales pero dirigidas a un objetivo común y que éstas sean compartidas y aceptadas por todos. No solo los padres deben tener metas conjuntas, sino que también los hijos tienen que entender que es necesario trabajar metas en el ámbito familiar.
Pero la conciliación no afecta solo a la parte familiar y profesional, también a la personal: significar tener tiempo para dedicárselo a uno mismo, a cuidar la salud, hacer ejercicio, reunirse con los amigos… En definitiva, a no tener que renunciar al ocio.
Teniendo en cuenta lo citado, éstas serían seis pautas útiles para lograr la conciliación plena:
1. Establecer un «sueño» común, el «para que» de marcar metas, hacer «cajitas» y esforzarse. Conocer el premio para persistir, motivarse y priorizar o elegir qué hacer en cada momento para conseguir el objetivo familiar.
2. Marcar metas muy pequeñas y definidas de lo que tiene que hacer cada uno tanto fuera como dentro de casa. Hay que establecer de manera clara las funciones que va a desarrollar cada miembro familiar y asumir de manera equitativa las tareas domésticas.
3. Compartir y poner en común esas metas. Todas las partes implicadas deben conocerlas y respetarlas.
4. Llevar a cabo el «Método de las Cajitas», estableciendo pequeñas acciones consecutivas para lograr cada meta en un tiempo determinado. Elaborar un calendario de tareas para seguir un orden. Dedicar los días de entre semana a las tareas y los asuntos que requieran más atención.
5. Medir los resultados. Conviene analizar si se están cumpliendo los tiempos y tareas fijadas para comprobar si es efectivo o si por el contrario hay que tomar medidas y llevar a cabo acciones de mejora.
6. Establecer medidas de mejora y nuevas «cajitas-acciones». Si no se ejecuta correctamente el calendario fijado, tendremos que revisarlo y subsanar los errores que hayamos cometido estableciendo nuevas acciones que nos faciliten la conjunción de tareas.
Por último, el experto destaca que la conciliación real comienza por ser realista y tener las expectativas ajustadas a la situación personal y las necesidades de cada miembro de la familia.
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